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Tipps zur produktiven E-Mail-Nutzung
Aktuelle Untersuchen belegen, dass mehr als ein Drittel der eingehenden E-Mails von den Empfängern als irrelevant eingestuft werden. Jeder Fünfte der Befragten fühlt sich von E-Mails gestört und von anderer Arbeit abgehalten. Hier bekommen Sie gratis einige Tipps für einen produktiven Umgang mit Ihren E-Mails.
Eingehende Post:
- Werden Sie nicht zum Sklaven Ihres E-Mail-Programmes. Schalten Sie das E-Mail-Eingangssignal aus und bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur in festen Abständen mit größeren Pausen.
- Arbeiten Sie strukturiert mit Ordnern:
- Posteingang - Enthält nur die neu eingegangenen Mails. Hier erledigen Sie alles sofort, was in wenigen Minuten abschließend bearbeitet werden kann. Jeden Abend ist dieser Ordner leer.
- Aufgaben - Hier schieben Sie die Mails vom Posteingang hinein, die umfangreicher bearbeitet werden müssen. Dieser Ordner ist Ihre aktuelle ToDo-Liste.
- Wiedervorlage - Wenn Sie auf eine Reaktion Ihrer gesendeten Mails warten, legen Sie hier eine Kopie der Mail aus dem Gesendet-Ordner hinein. So können Sie später ggf. schnell eine Erinnerung verschicken.
- Information - Mails, die keine Aufgaben für Sie enthalten wie zum Beispiel Newsletter.
Wahlweise können Sie hier die Filterfunktion der E-Mail-Software nutzen und regelmäßige Post schon in die jeweiligen Unterordner verschieben lassen (ein Ordner je Newsletter). - Projekte/Personen - Erledigte E-Mails mit Aufbewahrungswert können als themenspezifische Ablage sortiert dauerhaft in Ordnern abgelegt werden.
- Erledigt - Alle anderen verarbeiteten E-Mails werden hier hineingeschoben. In diesem Ordner löschen Sie regelmäßig die ältesten Mails (oder lassen dies automatisch von Ihrer Software erledigen).
- Papierkorb - enthält Spam und andere Post ohne Nutzen. Dieser Ordner wird automatisch beim Beenden des Programmes gelöscht.
- Sortieren Sie den (täglich abends geleerten) Posteingang nach dem Absender, nicht nach Datum. So lassen sich Zusammenhänge insbesondere nach längerer Abwesenheit viel leichter erkennen.
- Organisieren Sie wiederkehrende Standard-Mails immer in Vorlagen oder in Textbausteinen.
Ausgehende Post:
- Jedes E-Mail ist Geschäftspost. Daher gelten selbstverständlich alle orthografischen und grammatikalischen Regeln sowie die entsprechenden Normen. Ebenso zählt eine höfliche Ausdrucksweise dazu. Korrektur lesen (mit zeitlichem Abstand) bei wichtiger Post ist empfehlenswert.
- Eine sprechende Betreffzeile, ggf. mit Terminangabe für die Erledigung, hilft dem Empfänger sehr.
- Es hilft bei der Eingangspostbearbeitung, wenn Sie ein E-Mail immer auf ein Thema beschränken.
- Schicken Sie E-Mails nur an die Personen, für die sie wirklich relevant sind. Wenn Sie einen Unternehmensverteiler nutzen wollen, prüfen Sie vorher kritisch, ob Ihr Mail wirklich alle enthaltenen Personen interessiert. Ihr Vorteil: Je weniger E-Mails Sie versenden, desto weniger Rückantworten werden Sie auch erhalten und bearbeiten müssen.
- Nutzen Sie wieder häufiger das Telefon. Viele Absprachen lassen sich so schneller erledigen als durch mehrfaches Hin- und Herschicken von E-Mails.
- Allgemeine Informationen sind "Hol-Schulden" und kein E-Mail. Diese gehören in einen Bereich, den alle Mitarbeiter frei einsehen können, zum Beispiel ein virtuelles schwarzes Brett. Verzichten Sie auf einen Push-Versand.
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