IT-Technik, Organisation & neue Medien
Autoresponder - Ein Relikt aus vergangener Zeit
Über den Sinn und Unsinn von Autorespondern kann man trefflich stundenlang streiten. Ich persönlich empfinde sie nur noch als veraltetes Instrument aus den Anfängen des Internets.
Insbesondere Autoresponder, die sich gegenseitig selbst antworten, erfreuen das Herz jeden Users, dessen Postkorb gerade zugemüllt wird (z.B. über Mailinglisten).
Drei wesentliche Gründe sollten eigentlich die Autoresponder in der Masse reduzieren können.
1. Akute Spamgefahr
Eine automatische Antwort auf ein eingehendes Spam zeigt dem Absender der Werbung, dass die E-Mail-Adresse gültig ist. Dadurch steigt der Verkaufswert der Adress-Sammlung und die Spam-Menge erhöht sich unweigerlich (im Selbstversuch getestet - es potenziert sich nach einigen Monaten!). Auch in Zeiten vieler gefälschter Absender dürften noch solche Auswertungen erfolgen.
2. Ein Zeichen von Ignoranz
Aus Kundensicht ist ein Autoresponder sehr häufig unbefriedigend und meines Erachtens ein weiteres Beispiel für die Dienstleistungswüste Deutschland. Mich interessiert in der Regel als Absender gar nicht, dass mein Empfänger nicht da ist.
Entweder habe ich ein echtes Anliegen, dann möchte ich, dass dies bearbeitet und erledigt wird. Ich möchte nicht, dass ich alles noch ein zweites Mal einer Vertretung senden muss. Ich erwarte, dass das hausintern eigenständig gelöst wird und nicht ich eingebunden werde.
Oder ich schicke nur eine Information, zu der ich keine Antwort erwarte (Newsletter, eine Antwort auf ein E-Mail, …). Dann ist es völlig überflüssig mich zu informieren, dass es erst später vom Empfänger gelesen wird.
In beiden Fällen empfinde ich den Vorgang als "Zeitdiebstahl".
Die bessere Lösung ist es, wenn ein Vertreter während der Abwesenheit in den zu vertretenden E-Mail-Postkorb schaut und selbst entscheidet, was zu bearbeiten ist und was warten kann oder nicht beantwortet werden muss. Genau das passiert übrigens selbstverständlich mit jeder Papierpost!
Bei Beratungen empfehle ich genau dies so organisatorisch und technisch zu regeln. Es gibt nur absolute Ausnahmesituationen, in denen ein Autoresponder dann überhaupt eingesetzt werden darf.
Oft bekommt man bei einer solchen Regelung Widerstand von Mitarbeitern, die ihre E-Mail-Adresse auch häufiger privat einsetzen und dann nicht möchten, dass diese E-Mails von Kollegen gelesen werden könnten. Schon allein deshalb sollte die private Nutzung immer per Orga-Anweisung ausgeschlossen werden. Es gibt genug Freemail-Anbieter, die stattdessen genutzt werden können.
3. Einbruch leicht gemacht
Und noch ein schönes Argument, das gegen den Einsatz spricht. Wie wäre es mit diesem Antwort-Text?
"Vielen Dank für Ihre Information. Wir räumen Ihre Wohnung/Büro aus und hinterlassen diese besenrein. Wir garantieren, dass wir bis zum angegebenen Endtermin längst fertig sind und Sie uns nicht begegnen werden. Sollten wir selbst auch gerade in Urlaub sein, so ignorieren Sie bitte diese Mail. Dann haben wir unseren Autoresponder noch schlechter eingestellt als Sie den Ihrigen."
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